Standard Vilkår - Appendix 1
1. Parter og roller
-
- Dataansvarlig: Klubben (kunde) som ejer og kontrollerer de personoplysninger, der deles ved brug af GLFR’s medlemsimportfunktion.
- Databehandler: Ingenium Golf ApS (CVR-nr. 34 46 64 91) (GLFR), som behandler disse data udelukkende på vegne af klubben og efter klubbens instruks.
2. Formål og omfang
Klubben giver GLFR tilladelse til at behandle medlemsoplysninger (fx navn, e‑mailadresse, medlemsnummer mv.) med det ene formål at sende en initial invitation til GLFR-platformen. Behandlingen omfatter overførsel af data via import, midlertidig opbevaring samt afsendelse af denne invitation.
3. Behandlingsaktiviteter og datatyper
- Import af medlemsliste fra klubbens system.
- Midlertidig lagring af dataene i GLFR-systemet.
- Afsendelse af én enkelt e‑mail til hver modtager på listen med invitation til GLFR.
- Sletning eller anonymisering af data for modtagere, der ikke opretter sig, senest 90 dage efter import.
4. Varighed
Behandlingen varer indtil den initiale invitation er afsendt, og data for uaktiverede modtagere er slettet – dog senest efter 90 dage.
5. Sikkerhed og fortrolighed
GLFR sikrer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger i overensstemmelse med GDPR, herunder kryptering og adgangsbegrænsning. Alle medarbejdere og underdatabehandlere er underlagt tavshedspligt.
6. Underleverandører
Ved brug af underdatabehandlere (fx hosting-partnere) har GLFR indgået databehandleraftaler, der sikrer databeskyttelse og overensstemmelse med GDPR.
7. Underretning ved databrud
GLFR underretter klubben uden unødig forsinkelse – og senest 24 timer – hvis der konstateres brud på persondatasikkerheden, og bistår efterfølgende ved anmeldelse til tilsynsmyndigheden.
8. Revision og dokumentation
Klubben har ret til valgfrie revisioner eller inspektioner hos GLFR – efter forudgående aftale – for at sikre overholdelse af aftalen.
9. Sletning og returnering
Når databehandlingen ophører, eller 90 dage efter import for ikke aktiverede medlemmer, sletter eller anonymiserer GLFR alle data. Klubben kan anmode om at få data returneret før sletning.
10. Aftalens ikrafttræden
Denne databehandleraftale træder i kraft automatisk ved brug af medlemsimportfunktionen og kan ikke fraviges, så længe funktionen anvendes.